Arca Srl - Consulenza assicurativa - Società di brokeraggio

DIREZIONE GENERALE

Ha la responsabilità globale della definizione, attuazione e gestione della politica e dell’immagine aziendale in termini di costi, profitti, obiettivi strategici e qualità.

In particolare:
• provvede all'esecuzione annuale del riesame del Sistema Qualità aziendale al fine di valutarne l'efficacia, formulando le eventuali azioni correttive e/o preventive necessarie;
• fornisce il benestare all'esecuzione dei programmi di addestramento del personale sulla base degli accordi presi con i responsabili di funzione;
• formulare il parere definitivo in merito alla stipula di nuovi contratti con Compagnie;
• è responsabile della definizione e del perseguimento delle strategie e delle politiche commerciali dell'Impresa;

ASSICURAZIONE QUALITA'

L'Assicurazione Qualità assicura che le prescrizioni della norma di riferimento (UNI EN ISO 9001/2000) riportate nel Manuale Qualità siano applicate e mantenute.

Nel dettaglio, le responsabilità dell'Assicurazione Qualità sono le seguenti:
• gestire il Sistema Qualità in modo da fornire evidenze oggettive sul mantenimento della qualità del lavoro attraverso tutte le sue fasi conformemente ai requisiti specificati;
• gestire il Manuale Qualità e le procedure correlate che definiscono le politiche di qualità aziendali, le responsabilità e le modalità operative da attuare;
• curare i contatti con tutte le altre funzioni aziendali al fine di fornire il necessario supporto sulle tematiche di qualità assicurando l’effettiva applicazione delle metodologie stabilite;
• assicurare il mantenimento di tutte le registrazioni di qualità stabilite provvedendo al loro utilizzo statistico per un miglioramento continuo del Sistema Qualità;
• coordinare la valutazione dei Fornitori sia di materiali sia di servizi;
• assicurare l’analisi delle non conformità ripetitive con conseguente formulazione di idonee azioni correttive; monitorare l’efficacia e l’efficienza delle azioni preventive e correttive intraprese;
• pianificare le attività di verifiche ispettive interne sul sistema;
• redigere annualmente relazioni inerenti le condizioni del Sistema Qualità e sottoporle al riesame della Direzione Generale.

AREA COMMERCIALE

E’ responsabile di sviluppare le strategie di politica commerciale stabilite dalla Direzione Generale, di contattare e acquisire nuovi clienti e gestire le problematiche assicurative della clientela già in possesso della società.

Nel dettaglio:
• Applicare le strategie di politica commerciale, sviluppando ricerche assicurative nei settori stabiliti dalla Direzione Generale, contattando Compagnie Assicurative, intermediando prezzi e garanzie per coprire assicurativamente le varie esigenze della clientela;
• Contattare nuovi clienti, fornendo una relazione dettagliata sulla situazione assicurativa;
• Intervenire sulle problematiche assicurative della clientela già in possesso prospettando nuovi tipi di garanzie o migliorando quelle già esistenti;
• Seguire corsi di specializzazione al fine di migliorare le proprie conoscenze per garantire alla clientela un servizio sempre adeguato con le normative giuridiche e fiscali e le esigenze sociali;

CENTRALINO

Ha la responsabilità di acquisire tutti i documenti provenienti dalle varie Compagnie (polizze, appendici, quietanze) protocollandoli e smistandoli ai vari uffici, gestisce la posta in entrata ed in uscita, contatta e serve la clientela.

Nel dettaglio:
• Riceve la clientela fornendo indicazioni e smistandola verso gli uffici competenti;
• Si occupa di tutta la posta in entrata ed in uscita protocollando ciascun documento su due registri distinti;
• Smista la posta in arrivo ai vari uffici;
• Protocolla tutti i documenti provenienti dalle Compagnie. La protocollazione avviene effettuando due fotocopie (di cui una completa) di ciascun documento sia esso polizza, quietanza, appendice. Una fotocopia (completa) rimane con l’originale e viene smistata all’ufficio Assunzioni, l’altra viene data all’ufficio Contabilità per la contabilizzazione dello stesso;
• Si occupa di smistare le polizze (controllate) provenienti dall’ufficio Assunzioni, contattando il cliente per posta o telefonicamente;
• Invia avvisi di scadenza ai clienti dei premi assicurativi;
• Incassa i premi dalla clientela fornendo alla stessa assistenza sul contenuto delle polizze o in mancanza interpella l’ufficio Assunzioni o l’ufficio Commerciale;
• Contatta i clienti per l’ufficio commerciale.

CONTABILITA'

Si occupa di gestire contabilmente i rapporti con le Compagnie, i clienti ed i fornitori.

Nel dettaglio:
• Si occupa degli acquisti per la società vagliando i prezzi e la qualità dei prodotti (cancelleria gasolio ecc);
• Effettua i pagamenti ai fornitori;
• Intrattiene i rapporti con le banche effettuando i versamenti dei premi assicurativi incassati dalla clientela. Controlla i costi degli istituti di credito intervenendo sui tassi e sui costi di gestione conti;
• Provvede a tutte le incombenze burocratiche relative all’acquisizione di una nuova Compagnia inviando la documentazione necessaria;
• Registra sul meccanografico tutti i documenti (in fotocopia) provenienti dalle Compagnie;
• In collaborazione con l’ufficio Assunzioni, effettua le coperture dei premi assicurativi alle Compagnie tramite fax;
• Vaglia in collaborazione con l’ufficio Assunzione e l’ufficio Commerciale i premi da pagare alle Compagnie;
• Effettua i pagamenti alle Compagnie;
• Fornisce ai clienti che ne fanno richiesta, estratti conto riepilogativi relativi ai premi assicurativi in sospeso;
• Registra i pagamenti effettuati dai clienti, controllando e sollecitando i premi assicurativi in sospeso;
• Vaglia con l’ufficio Commerciale i sospesi contabili dei vari clienti decidendo quali di questi mandare al legale;

UFFICIO SINISTRI

Ha la responsabilità di ricevere le denunce di sinistro da parte dei clienti, di inoltrarle alle Compagnie e di gestire il sinistro fino alla sua conclusione.

Nel dettaglio:
• Riceve tramite posta, fax, e-mail o direttamente dal cliente le denuncie di sinistro;
• Inoltra alle Compagnie i sinistri;
• Interviene presso il cliente o presso la Pubblica Amministrazione sollecitando l’inoltro in nome e per conto delle Compagnie di documenti, certificati o altro;
• Media la liquidazione dei danni discutendo direttamente con i liquidatori tempi e importi;
• Controlla le liquidazioni dei sinistri, garantendo al cliente una giusta remunerazione al danno subito;
• Si occupa del recupero franchigie in nome e per conto delle Compagnie;
• Controlla in collaborazione con l’ufficio Assunzioni la regolarità dei premi RCA valutando la possibilità economicamente più vantaggiosa di riscattarne i sinistri;
• Intrattiene i rapporti con i legali della nostra società quando non si arriva ad un accordo tra le parti (cliente, compagnia);

UFFICIO ASSUNZIONI

Inoltra alle Compagnie, solo su approvazione della Direzione, le richieste pervenute dai clienti o dall’ufficio Commerciale relative all’emissione di nuove polizze o di variazioni dei contratti già esistenti. Controlla la regolarità di tutti i documenti in arrivo dalle Compagnie con le richieste effettuate alle stesse. Gestisce i clienti fornendo informazioni.

Nel dettaglio:
• Invia alle Compagnie tramite fax o e-mail, le richieste approvate per l’emissione di nuove polizze o di variazioni dei contratti già esistenti;
• Richiede al cliente ed invia l’eventuale documentazione integrativa necessaria per l’emissione di polizze o di variazioni;
• In collaborazione con la Contabilità, effettua le coperture dei premi assicurativi alle Compagnie tramite fax;
• Controlla la regolarità delle nuove emissioni con le richieste effettuate alle Compagnie;
• Controlla che il quietanzamento (premi assicurativi) pervenuto dalle Compagnie sia corretto o che l’aumento sia compatibile con gli aumenti di legge o del mercato assicurativo;
• Controlla in collaborazione con l’ufficio Sinistri la regolarità dei premi RCA valutando la possibilità economicamente più vantaggiosa di riscattarne i sinistri;
• Trascrive relazioni e preventivi per l’ufficio Commerciale o per la Direzione;
• Predispone la modulistica necessaria per lo svolgimento della normale attività (disdette, ordine di bonifici, questionari)
• Predispone piani assicurativi concordati e autorizzati dall’ufficio Commerciale;
• Controlla le posizione dei clienti archiviando la corrispondenza in eccesso o le polizze non più in essere;
• Archivia le polizze o le variazioni pagate dai clienti;
• Avvisa i clienti della scadenza di fidejussioni e di regolazioni premio.